Veel organisaties worstelen met datamanagement. Het kost veel energie, dingen zijn niet duidelijk, moeilijk te achterhalen en de waarde van goed databeheer wordt niet gezien binnen de organisatie. Allemaal ‘moetjes’ en weinig plezier.
Als ondernemer heb ik jaren geworsteld met mijn administratie. Veel zelf doen, Excel, BTW-aangifte op de allerlaatste dag, onzekerheid hoe het eigenlijk financieel ging, een ‘zal wel’-jaarrekening door de externe accountant. Een energievreter, waardoor het altijd een sluitpost was.
Op een gegeven moment was ik er helemaal klaar mee, ben me er in gaan verdiepen, gaan leren, een goed pakket aangeschaft, consequent direct de administratie bijwerken als er iets binnenkwam of uitging en direct het resultaat zien. In korte tijd was het geen ‘moetje’ meer, maar zag ik het resultaat van mijn harde werken voor klanten, trends in inkomsten en uitgaven, kon ik direct de financiële status met anderen delen voor een lening of lease, was ik er netto minder tijd aan kwijt en kon ik sturen op investeringen, omzet en kosten. Wow, dat had ik eerder moeten doen!
Met datamanagement is dat net zo. Als je het halfslachtig blijft doen, dan is het een energievreter voor de hele organisatie. De datamanagementprofessionals blijven maar zeuren dat het beter moet, de business heeft nooit tijd, management ziet de waarde er niet van en we komen geen stap verder. Het enige wat wel gebeurt is waar wetgeving voor is of grote risico’s bij zijn, zoals bij privacy en waar we actieve toezichthouders hebben. Puur defensief dus, geen waardecreatie.
Maar het kan ook anders!
Tooling
Er is een enorm aanbod aan datamanagementtooling die de activiteiten van datamanagement enorm ondersteunen. Maak daar gebruik van. We weten allemaal dat tooling alleen niet de oplossing is en we gaan ons niet verliezen in alle mooie ingewikkelde opties, maar tooling is essentieel, want we hebben altijd meer data dan we denken en de tools kunnen enorm veel uit handen nemen.
Tooling is leuk, verlicht het werk en als we de mensen en processen ook meenemen, dan levert dit meteen veel nieuwe mogelijkheden op.
Verdieping
Verdiep je met de hele organisatie in data, wat het kan doen en hoe je ermee om wilt gaan. Kijk niet alleen naar de risico’s, kijk vooral hoe goede data en databeheer de organisatie vooruit kan helpen, durf daarbij te dromen! Bedenk dat datagedreven tussen de oren begint!
Uitzonderingen zijn voor watjes
Wees consequent en consistent met alles rondom data. Iedere uitzondering kost tijd en geld en gaat een keer voor onverwachte problemen zorgen (en altijd op het verkeerde moment). We zitten in een tijdperk waar data alleen waarde kan leveren als het geautomatiseerd is. Er is simpelweg teveel data om met allerlei uitzonderingen nog betrouwbaar en kosteneffectief te kunnen werken.
Laat zien dat het werkt
We werken allemaal met data, we doen allemaal maar een stukje van het geheel en het is zo belangrijk om te laten zien hoe het geheel werkt en beter werkt als onze data beter op orde is. Formuleer en herhaal de visie, vier de successen en toon voortgang. KPI’s zijn middel en geen doel, de ‘early adopters’ krijgen de ‘early majority’ en ‘late majority’ zeker mee.
Dit is een transitie waar een lange adem voor nodig is en motivatie is de drijfveer voor goed datamanagement.
